Selecția furnizorilor prin cereri de ofertă

Ai nevoie de o locație pentru patru sute de persoane, de o alocare de camere pentru nouăzeci și șase și de o cină joi. Nu știi cât costă nimic din toate acestea.

O cerere de ofertă (RFP) este modul în care întrebi. Descrii de ce ai nevoie, o trimiți către mai multe locații sau furnizori și compari ce primești înapoi.

Creează o cerere de ofertă

1. Deschide programul și găsește Selecție furnizori (cereri de ofertă).
2. Apasă Cerere de ofertă nouă.
3. Dă-i un Titlu care descrie ce soliciți, de exemplu „Locație și 96 de nopți de cazare, Berlin Mitte”.
4. Setează Statusul, care pornește de la Ciornă.
5. Apasă Creează cererea de ofertă.

Folosește Gestionează de pe rând ca să lucrezi la ea și setează o dată Scadentă, ca furnizorii să știe până când ai nevoie de răspuns.

Scrie cereri de ofertă care aduc răspunsuri utile

Calitatea ofertelor pe care le primești înapoi depinde aproape în întregime de cât de precis ai fost.

• Dă date exacte, inclusiv zilele de sosire și de plecare.
• Dă cifre reale, atât estimate, cât și confirmate, dacă le ai.
• Spune ce trebuie să facă spațiul, nu doar cât de mare este. „Plen pentru 120 de persoane, aranjament tip teatru, plus trei săli de breakout pentru 40” este mai bun decât „o sală mare”.
• Precizează până când ai nevoie de răspuns.

Ofertele primite

O ofertă primită este răspunsul unui furnizor la cererea ta, cu prețurile lui, cu ce include oferta, cu cât timp este valabilă și cu eventualele atașamente.

Compararea ofertelor este locul în care se face marja pe un program. Cea mai ieftină nu este automat cea mai bună dacă exclude echipamentul audio-video, taxează separat pauzele de cafea sau ține spațiul rezervat doar zece zile.